Plausibilitätsprüfung

Plausibilitätsprüfung
Die Plausibilitätsprüfung für ambulante Pflegedienste
Eine Anleitung zur Ermittlung von Zeitwerten für Leistungen und Leistungskomplexe

Originalveröffentlichung:
Sießegger, Thomas: Am Ende muss die Summe stimmen. Personal-Einsatz-Planung: Eine Anleitung zur Ermittlung von Zeitwerten für Einzelleistungen in der Pflege. In: Pflegen Ambulant 4/99 August 1999, S. 24-28.

Thomas Sießegger zeigt einen pragmatischen Ansatz, wie man Zeiten für Einzelleistungen und Leistungskomplexe ermitteln kann.
Das Problem vieler bisheriger Berechnungen ist, dass die dabei ermittelten oder scheinbar richtig erfassten Zeitwerte an der Realität vorbei gingen.
In isolierten Zeiterhebungen für Leistungen des SGB V und des SGB XI wurden Zeitwerte festgelegt, die dazu führen, dass z.B. in 5.800 Stunden Einsatzzeit rechnerisch 8.100 Stunden gepflegt wurden.
Mit Hilfe einer Plausibilitätsprüfung werden hier alle Leistungen mit ihren Zeitwerten der Gesamtarbeitszeit gegenübergestellt – und somit geklärt, welche Zeiten tatsächlich für die Einzelleistungen und Leistungskomplexe angesetzt werden können.

Warum werden Zeiten für Einzelleistungen benötigt?

Die Pflegedienstleitung braucht in der täglichen Einsatzplanung für die Zusammenstellung von Leistungspaketen zeitliche Orientierungswerte der Einzelleistungen, aus denen sie dann – individuell abgestimmt auf die Bedürfnisse und Notwendigkeiten der Patienten und der Mitarbeiter – die Gesamtzeit für die Patienten plant.

Trotz der Individualität im Einzelfall benötigt sie Durchschnittswerte, um insgesamt im Rahmen der internen Budgetierung zu bleiben - und um eine Kalkulation durchführen zu können.

Ein noch größere Bedeutung der Zeiten für Einzelleistungen kommt den Verhandlungen mit den Kassen zu.

Dort muss als Grundlage zur Kalkulation oder Verhandlung der Preise von folgenden Angaben ausgegangen werden:

den durchschnittlichen Kosten pro Stunde für diese Leistung
dem durchschnittlichen Zeitwert für die zu kalkulierende Leistung

Aus diesen beiden Komponenten ergibt sich der Preis oder die leistungsgerechte Vergütung.

Die Zeit für eine Einzelleistung ist notwendig um die vom Gesetzgeber geforderte Kostenträgerrechnung durchzuführen. Die Kostenträgerrechnung beantwortet die Frage: "Was kostet uns als Pflegedienst die Erbringung einer bestimmten Leistung?"

Diese hier vorgestellte Methode ersetzt zum Teil die Notwendigkeit einer aufwendigen Leistungs- und Zeiterfassung.

Die Schwierigkeiten, Zeiten festzusetzen

In der Praxis gibt es oft emotionale Hindernisse, realistische Zeiten zu finden.

Beispiele:

Die Mitarbeiter sind 38 Minuten beim Patienten und machen (unter anderem !) eine "Große Pflege". Bei der Erfassung der Zeit für die "Große Pflege" wird ihnen Angst und Bange, denn es könnte ja sein, dass - unter anderen Umständen - mehr Zeit benötigt wird. Also schreiben sie sicherheitshalber 35 Minuten auf; und dass obwohl, sie beim gleichen Hausbesuch auch noch eine Injektion und eine "Hilfe bei der Nahrungsaufnahme" verrichtet haben.
Fragt man die Mitarbeiter: "Was ist die Durchschnittszeit für eine "Große Pflege"? lautet die erste Antwort: "Ja, es kommt darauf an..."
Nach längerem Überlegen kommt man auf einen Wert von 35 Minuten.
Und je länger man darüber nachdenkt, desto mehr Einzelfälle kommen in den Sinn, wo eine "Große Pflege" schon mal fast eine Stunde gedauert hat; also erhöht man den "Durchschnittswert" auf 45 Minuten à schon ist man bei der Einzelfallbetrachtung.
Das Denken in 5-Minuten-Schritten führt scheinbar zu einer Vereinfachung im Umgang mit den Zeiten für Einzelleistungen. Stimmt nicht. Denn
a) werden Leistungen mit Zeitwerten von 1, 2, 3, oder 4 Minuten immer aufgerundet auf 5 Minuten (und es gibt tatsächlich viele Leistungen, die so wenig Zeit in Anspruch nehmen!)

Der Trick mit dem "Leistungskomplex 99"

In den bisherigen Diskussionen um Zeiten für Einzelleistungen und Leistungskomplexe wurde viel zu wenig berücksichtigt, dass sich die Leistungen eines Pflegedienstes stark überschneiden.
Andreas hat hier eine gute Idee: Die Einführung eines "Leistungskomplex 99", der zum Beispiel folgende Leistungen enthält:
Begrüßen, Ausziehen, Vorbereitung, Anziehen, Leistungserfassung, Verabschieden.
Diese Idee greifen wir hier auf – und ermitteln auch für diese "Leistung" einen Zeitwert.
Wohlgemerkt: Diese Leistung ist nicht spezifisch einem Leistungsbereich (z.B. SGB V) zuzuordnen, sondern fällt fast bei jedem Hausbesuch (bzw. Einsatz) an, unabhängig davon, welche Leistungen erbracht werden müssen.
Mit Hilfe dieses Tricks werden die Mitarbeiter später die ermittelten Zeitwerte leichter akzeptieren; diese erscheinen den Mitarbeitern nämlich in der Regel als viel zu niedrig.
Nun hat man die Möglichkeit, bei jedem Hausbesuch (oder Einsatz) – unabhängig davon wie viele Leitungen erbracht werden – den Zeitwert für Leistungskomplex 99 zu addieren.
Schwierig wird es wahrscheinlich werden, diesen Wert in getrennten Verhandlungen sowohl im SGB V als auch im SGB XI in Verhandlungen leistungsgerecht zu berücksichtigen.

Mögliche Verfahren zur Ermittlung von Zeitwerten für Einzelleistungen

Dafür schlagen wir drei alternative Methoden vor:

Die Durchführung einer Echtzeit-Erfassung aller Leistungen sowohl SGB V, SGB XI als auch Leistungen außerhalb dieser beiden Bereiche
Die gezielte zeitliche Erhebung einzelner Leistungen
Die Schätzung der Zeiten einzelner Leistungen und Leistungskomplexe durch eine "Expertengruppe"

Für die Fälle b) und c) muss sich im Anschluss an die Erhebung oder Schätzung eine Plausibilitätsprüfung anschließen, will man tatsächlich erreichen, dass

die Summe der Leistungen multipliziert mit deren Anzahl

nicht

die gesamte zur Verfügung stehende Arbeitszeit

übersteigt.

Diese Plausibilitätsprüfung soll im weiteren vorgestellt werden.

a) Durchführung einer Echtzeit-Erfassung aller Leistungen

Diese Methode ist sehr aufwendig. Über einen bestimmten Zeitraum ermitteln die Mitarbeiter für alle Leistungen, für alle Patienten die Zeiten für die Einzelleistungen.

Der große Nachteil neben dem großen Aufwand:
Insbesondere bei gleichzeitiger Erbringung von mehreren Leistungen bei einem Patienten ergeben sich große Probleme in der Abgrenzung und Zuordnung der Zeiten für die einzelnen Leistungen.

Richtig durchgeführt dürfte die Multiplikation der Zeitwerte mit der Anzahl der erbrachten Leistungen keine größere Gesamtsumme an Zeit ergeben als die tatsächlich geleistete Einsatzzeit.

b) Gezielte zeitliche Erhebung einzelner Leistungen

Zu unterschiedlichen Zeiten werden wechselweise Zeiten für bestimmte Leistungen erhoben – und später ausgewertet für alle Mitarbeiter.

Beispiel: Heute ist der "Tag der Ganzkörperwaschung".

Alle Mitarbeiter erheben nur bei den Patienten die Zeiten, bei denen sie eine Ganzkörperwaschung erbringen, die Zeit.

Der Einsatz eines unterstützenden Formulars ist hierfür sinnvoll.

Alle Leistungen des Pflegedienstes werden im Laufe der Zeit ermittelt.

Dieses Verfahren ist sehr einfach durchzuführen.

Wenn man es im Anschluss daran einer Plausibilitätsprüfung unterzieht, dann sind die Zeitwerte auf jeden Fall genau so aussagefähig und korrekt wie eine Echtzeiterhebung aller Leistungen (gleichzeitig), aber bei weitem nicht so aufwendig in der Durchführung.

c) Schätzung der Zeiten einzelner Leistungen und Leistungskomplexe durch eine "Expertengruppe"

Es wird pro Einrichtung eine "Experten-Gruppe" eingerichtet, welche alle in der Einrichtung erbrachten Leistungen schätzt.
Eine multi-professionelle "Experten-Gruppe" könnte bestehen aus der Pflegedienstleitung, der Stellvertretung, einer weiteren examinierten Mitarbeiterin und einer Helferin.
Bei der Aufstellung aller zu ermittelnden Zeiten für Leistungen ist es wichtig darauf zu achten, dass keine Leistungen außer acht gelassen werden - und dass die Leistungen mit dem notwendigen Bezug zur Realität geschätzt werden.
In einem späteren Schritt können die für die Einzelleistungen notwendigen Qualifikationen benannt werden. Außerdem muss sorgfältig beschrieben werden, warum bei welchen Voraussetzungen welche Mitarbeiter zum Einsatz kommen sollen. Diese grundsätzlichen Aussagen müssen ergänzt werden um Ausnahmen von diesen Regelungen, so dass später - ausgehend von diesen Leistungsbeschreibungen - eine schlüssige Kalkulation nachgewiesen werden kann.
Sollten mehrere Pflegedienste ihre Zeitwerte gemeinsam ermitteln wollen, empfiehlt sich der Einsatz von mehreren unabhängigen "Expertengruppen" um möglichst realistische Zeitwerte zu erhalten.
Im Anschluss erfolgt ein Abgleich der verschiedenen Ergebnisse.
Grundlage für die Schätzung sollten die Pflege-Standards sein. Allerdings ist darauf hinzuweisen, dass meistens die dort hinterlegten Zeitwerte nicht der Realität entsprechen – und angepasst werden müssen.
Im Anschluss an dieses Verfahren müssen die vorläufig ermittelten Zeitwerte einer Plausibilitätsprüfung unterzogen werden.

Das Verfahren der Plausibilitätsprüfung

	Beschreibung
Spalte B	Alle Leistungen – auch die "nicht abrechenbaren" werden erfasst.
Spalte C	Es müssen (vorläufige) durchschnittliche Zeitwerte für einzelne Leistungskomplexe bzw. Einzelleistungen gefunden werden. Dafür haben wir drei verschiedene Verfahren vorgeschlagen.
Spalte D	Die Zeitwerte werden gerundet auf ganze Minuten.
Spalte E	Für einen bestimmten Zeitraum (z.B. April – Juni) wird die Anzahl der erbrachten Leistungen durch geeignete Erfassungsbögen erhoben.
Spalte F	Aus der Spalte D (gerundete Minutenwerte) und der Spalte E (Anzahl der Leistungen) errechnet sich die Gesamtzeit in Stunden. Diese Stunden werden pro Leistungsart addiert. Die Gesamtaddition ergibt in der Zeile g) die Gesamtanzahl der rechnerischen Stunden. In der Zeile h) werden die gesondert ermittelten Einsatzzeiten den rechnerischen Stunden gegenübergestellt. Normalerweise wird sich hier eine – oftmals nicht unerhebliche – Abweichung ergeben. Die absolute Abweichung (Zeile i)) führt zu dem Faktor, um den man sich "verschätzt" hat à Zeile k).
Spalte G	Mit dem Faktor (in unserem Beispiel: 1,41) werden alle Leistungen korrigiert – außer – dem fiktiven Leistungskomplex 99 und – den Weg- und Fahrtzeiten
Spalte H	Es ergibt sich der neue – rechnerische – Zeitwert für die Einzelleistungen.
Spalte I	Die Zeiten der Leistungen werden wieder verprobt mit der Anzahl der Leistungen (Spalte E). In der Summe ergibt sich (fast) genau die Gesamtzeit der tatsächlich erbrachten Einsatzzeiten. Abweichungen ergeben sich aufgrund der bei Spalte G beschriebenen Ausnahmen in der Korrektur.
Spalte K	Die nun rein rechnerisch vorhandenen neuen Zeitwerte aus Spalte H wahrscheinlich nicht mehr in jeder Hinsicht den qualitativen Anforderungen des Pflegedienstes entsprechen. Hier in dieser Spalte wird korrigiert – vorwiegend nach qualitativen Gesichtspunkten. Dadurch erhöht sich natürlich wieder die absolute Abweichung und der Abweichungsfaktor in Spalte M.
Spalte L	Aus der Spalte K (neue Minutenwerte) und der Spalte E (Anzahl der Leistungen) errechnet sich die neue Gesamtzeit in Stunden.
Spalte M	Der neue Korrekturfaktor ergibt sich wiederum aus der Zeile g) und h) in der Spalte K à hier in diesem Beispiel 1,31
Spalte N	Nach dieser ersten Korrektur ergeben sich neue Zeitwerte.
Spalte O	Das Ziel der zweiten Korrektur ist es, die Zeitwerte so lange erneut anzupassen, dass ein in sich stimmiges Gesamt-System entsteht. Zeile g) und h) in der Spalte P sollten nicht mehr wesentlich voneinander abweichen. Der Faktor in Zeile k) von Spalte Q sollte 1,0 (Null) erreichen.
Spalte P	Aus der Spalte O (neue Minutenwerte) und der Spalte E (Anzahl der Leistungen) errechnet sich die neue Gesamtzeit in Stunden.
Spalte Q	Der neue Korrekturfaktor ergibt sich wiederum aus der Zeile g) und h) in der Spalte O, hier in diesem Beispiel 1,00
Spalte R	Mit diesen Zeitwerten kann nun in der Personal-Einsatz-Planung gearbeitet werden.

Anmerkungen:

Vor der Anwendung dieses Verfahrens und der Offenlegung aller internen Daten für Verhandlungen sollte sich der Pflegedienst gut überlegen, ob im Verhalten der Verhandlungspartner so viel Fairness zu vermuten ist, dass alle Daten transparent auf den Tisch gelegt werden können - oder nur Teile davon (z.B. der Teil für SGB XI-Leistungen) herausgelöst präsentiert werden.
Auf jeden Fall aber ist dieses Instrument der Plausibilitätsprüfung geeignet, wichtige Aussagen für die interne Steuerung des Pflegedienstes zu liefern.
Bei dem vorgestellten Verfahren handelt es sich um eine Näherungslösung.
Beschrieben wird hier das Verfahren – es sollen keine Aussagen abzuleiten sein, dass die hier im Beispiel ermittelten Zeitwerte der Realität entsprechen.
Die Summe der tatsächlichen Einsatzstunden [= Spalte F, Zeile h)] enthält die Zeiten für Pflege und Weg- und Fahrtzeit, nicht jedoch die Organisationszeit (Dienstbesprechung, Vor- und Nachbereitung, etc.).
Insofern müssen geeignete Zeit-Erfassungsmethoden vorhanden sein, um diese Werte zu ermitteln.
Die momentanen Vergütungen sollten bei diesem Verfahren keine Rolle spielen!
Eine Orientierung daran ist gefährlich (Dann führt man nämlich eine Erlös-orientierte Personal-Einsatz-Planung durch – diese bestätigt in jedem Fall bestehenden Vergütungen).
Das Verfahren wurde mit dem Kalkulationsprogamm Microsoft-EXCEL97 erstellt.

Die EXCEL-Datei zur Plausibilitätsprüfung gibt es hier.