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| KOSTENRECHNUNG
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entsteht im Laufe der Zeit ein Nachschlagewerk zur Momentan können Sie zu folgenden Themen nachlesen: Deckungsbeitragsrechnung in einem ambulanten Pflegedienst [PDF-Datei] Fahrtpauschalen-Berechnung bzw. Ermittlung der (eigenen) Kosten für die Hausbesuchspauschale Hausbesuche als Verteilungsschlüssel für Kosten PBV-konforme Kostenstellenrechnung als Schema Einfache Form der Kostenstellenrechnung [EXCEL] Kalkulation der Kosten einer Stunde [EXCEL] Was kostet eine "Kleine Pflege"? Die Kostenträgerrechnung im ambulanten Pflegedienst Vergütungsverhandlungen: Vergleich der Ergebnisse "vorher" und "nachher" aufgrund neuer Vergütungen Zeit als Verteilungsschlüssel für die Kosten Zuschlagskalkulation [absoluter Betrag] oder prozentuale Zuschläge?
Literatur-Tipps: Das Buch von Andreas Heiber:
Literatur-Tipps von mir zum Thema Kostenrechnung* (zum Download bitte immer nur die jeweilige Zeile klicken): Sießegger,
Thomas: PDL praxis 9/2002: Richtige Schlüssel verwenden. Eine einfache Form
der Kostenrechnung. In: Häusliche Pflege, 09/2002, S. 4-5 im Innenheft. Sießegger,
Thomas: PDL praxis 11/2005: Kosten erkennen - Abläufe optimieren. Die Prozeßkostenrechnung
am Beispiel einer Dienstbesprechung. In: HP 11/2005, S. 6-7 im Beihefter.
* teilweise deckungsgleich mit dem Inhalt dieser Seite, nur eben in kleinen "Häppchen" Reichen die Hausbesuchspauschalen aus, um die Fahrt-/Wegekosten zu decken? Die Kosten welche durch Fahrten der Mitarbeiter entstehen werden verursacht
Es handelt sich um Beispielzahlen. Bitte verwenden Sie auf jeden Fall Ihre eigenen Werte.
Anmerkung: Sollten für die Wege keine Fahrzeuge verwendet werden, weil die Mitarbeiter alle Besuche bei Patienten zu Fuß gehen können oder mit dem Fahrrad erledigen, fällt die Differenz zwischen SGB XI und den anderen Leistungen natürlich weg. Für die Berücksichtigung der Personalkosten bietet es sich an, eine Mischkalkulation der Qualifikationen zu verwenden. Den Kunden wäre schwerlich zu vermitteln, warum die Hausbesuchspauschale einer examinierten Krankenschwester teurer ist als die einer angelernten Pflegekraft. Die kompletten Sachkosten [Verbrauchskosten und Investitionskosten] werden als differenzierter Zuschlag zu allen Stundensätzen kalkuliert. Die Verbrauchskosten der dienstlich genutzten PKWs, z.B. Benzinverbrauch, Ölwechsel, Steuern, Versicherungen, usw. müssen sowohl im Bereich des SGB XI als auch in die anderen Leistungsgebieten [SGB V, SGB XII, Privatzahler usw.] kalkulatorisch berücksichtigt werden. Die investiven Kosten [im Sinne des § 82 Abs. 2 SGB XI] der dienstlich genutzten PKWs, z.B. Leasing oder Abschreibung und die Kosten für Reparatur/Wartung gehören
Bei der Berechnung der Stundensätze nach SGB XI wird der Anteil der Investitionskosten welcher für die Fahrzeuge anfällt [aber auch der Anteil z.B. für Miete und EDV, eben alles was anteilig ins SGB XI fällt] nicht mit berücksichtigt. Bei der Kalkulation der Fahrtkosten bzw. der Hausbesuchspauschalen wird dieser Unterschied ebenfalls anteilig berücksichtigt. Deshalb sind Fahrtkosten [bzw. Hausbesuchspauschalen] im SGB XI immer niedriger als im SGB V oder in anderen Leistungsbereichen. Die Erstattung der Fahrtkosten wird im Allgemeinen als Hausbesuchspauschale vergütet. Diese ist in den Bundesländern extrem unterschiedlich ausgestaltet. Die Bedeutung der Hausbesuchspauschale liegt darin, daß sie die am häufigsten erbrachte Leistung ist. Deshalb fällt die Differenz zwischen a] den Erlösen / Erstattungen über die Hausbesuchspauschalen b] zu den hier berechneten Kosten besonders stark ins Gewicht. Meist sind die Hausbesuchspauschalen defizitär, weshalb in Verhandlungen versucht werden sollte, diese zu erhöhen. Anderenfalls würde die Unterdeckung wahrscheinlich in der Praxis zu einer zeitlich reduzierten Pflegeleistung führen.
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Für jeden Zweck eine andere Form der Kostenrechnung Die Kalkulation ist im Rahmen der Kostenrechnung die sogenannte Kostenträgerrechnung, genauer gesagt die Kostenträgerstückrechnung, m.a.W. "Was kostet uns ein Stück in der Erstellung?" Die "Stücke" bei ambulanten Pflegediensten sind die Netto-Stunden, die beim Kunden "ankommen". Den Kunden interessiert nicht, was darum herum noch gemacht werden muß, also z.B. Dienstbesprechungen oder auch wie lange der Urlaub der Mitarbeiterinnen dauert. Auf der Leistungs-Stunde basieren dann die Berechnungen der Kosten der Leistungskomplexe, auch das sind "Stücke" die produziert werden. Die durchschnittlichen Minuten pro Leistungskomplex werden anteilig mit dem errechneten Stundensatz multipliziert. Grundsätzlich gibt es mehrere Arten der Berechnung. Die Art und Weise der Kostenrechnung ist in ambulanten Pflegedienste aber nicht vorgeschrieben. Die Vorschriften besagen lediglich, daß eine kostenverursachende Kostenstellenrechnung zu führen ist, die hier jedoch nicht besprochen wird. Insofern sollte es die Intention des Pflegedienstes sein, seine eigenen Kosten im Rahmen der Kostenträgerrechnung möglichst so zu berechnen wie es für interne Analysen sinnvoll ist.
Annahmen für alle nachfolgenden Beispiele:
Basiskalkulation der Kosten pro Leistungs-Stunde Diese Kalkulation gilt für alle nachfolgenden Weiterberechnungen gleichermaßen.
1. Prozentuale Zuschlagskalkulation Zu jedem Stundensatz der Qualifikation wird prozentual der Anteil der Overheadkosten zugeschlagen.
Durch diese Verfahrensweise werden die "teuren" Kräfte noch teurer, den "günstigen" Kräften wird nur ein kleiner Overheadanteil zugeschlagen, da prozentual berechnet wird. Insofern wird diese Form der Kalkulation, die in der Kostenrechnung bei anderen Betrieben theoretisch durchaus legitim und sinnvoll sein kann, bei ambulanten Pflegediensten nicht der tatsächlichen Kostenverursachung gerecht. Um es in einfachen Worten zu erklären: Wenn durch die PDL, die Geschäftsführung oder die Kraft in der Finanzbuchhaltung Leistungen im Overhead für die verschiedenen Qualifikationen erbracht werden, so ist es unerheblich um welche Qualifikation es sich handelt, es werden Ressourcen verbraucht. Deshalb wird die zweite Variante, die in der Kostenrechnung für die Kalkulation möglich ist, für ambulante Pflegedienste treffender sein.
2. Zuschlagskalkulation mit festen Zuschlagssätzen Basierend auf den gesamten Overheadkosten [= 160.000 €uro] dividiert durch 15.822 Leistungsstunden ergibt sich für jede Qualifikation ein fester Zuschlag von 10,11 €uro.
Auffallend ist hier, daß die "günstigen" Kräfte [z.B. Zivildienstleistende] besonders teuer erscheinen, da sie den gleichen (hohen) Zuschlag haben wie die Examinierten Pflegefachkräfte. Aber: Das entspricht wahrscheinlich eher der Kostenverursachung.
3. Teilkosten-Berechnung Ein dritter Aspekt ist Betrachtung der einzelnen Teilelemente der Kalkulation. Wenn z.B. der Zivildienstleistende mehr als seine 9,00 Euro Personalkosten pro Stunde einbringt, deckt dieser Erlös zum Teil die Overheadkosten, die so oder so anfallen würden. Deshalb spricht man hier von der Deckungsbeitragsrechnung. Eine nicht vorhandene Kostendeckung bezogen auf die Gesamtkosten kann also betriebswirtschaftlich kurzfristig oder strategisch durchaus akzeptiert werden, wenn zumindest der Teil der Personalkosten durch die Erlöse gedeckt ist. Insgesamt muß es sich natürlich trotzdem "rechnen". zurück zum Beginn der Seite KOSTENRECHNUNG
Das Schema für eine richtige Kostenstellenrechnung gem. PBV [Pflegebuchführungsverordnung]
Die Darstellungen lassen sich durch einen Klick auf das Herz als PDF-Datei downloaden. zurück
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Kostenschlüssel für eine verursachungsgerechte Kostenverteilung Die Verteilung der Erträge auf die Kostenstellen ist relativ einfach und erfolgt meist durch das Verwaltungs- und Abrechnungsprogramm mit der Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung. Doch die Kosten eines ambulanten Pflegedienstes müssen auch in die gleichen Leistungsbereiche bzw. Kostenstellen verteilt werden, wenngleich die Leistungen meist aus mehreren Leistungsbereichen, also gleichzeitig, erbracht werden. Gemäß § 7 Satz 3 der PBV soll eine verursachungsgerechte Verteilung von Kosten stattfinden. Eine Orientierung an den Erträgen darf nicht stattfinden, dies entspräche dem Kostentragfähigkeitsprinzip.
Ein wichtiger Aspekt bei den Personalkosten ist die verbrauchte Zeit der Pflege-Mitarbeiter. Diese verursacht die Kosten, also sollte sie als eine mögliche Grundlage für die Kostenverteilung verwendet werden. Die Arbeitszeit der Pflege-Mitarbeiter setzt sich folgendermaßen zusammen:
Es gibt zwei Möglichkeiten, die Zeiten als Schlüssel zur Verteilung der Kosten zu verwenden:
Alternative 2 ist "verursachungsgerechter". Begründung: Reine SGB V-Hausbesuche sind i.d.R. zeitlich sehr kurz, SGB XI-Hausbesuche dagegen wesentlich länger. Dagegen sind die Fahrtzeiten und die Zeit für Organisation für beide Fälle in etwa gleich hoch. Würde man die reine Netto-Pflegezeit (D) als Grundlage der Verteilung verwenden, wird das SGB XI zu hoch mit Kosten belastet, was nicht der wahren Kostenverursachung entspräche. Das gleich Argument gilt für Sachkosten und für Overheadkosten: Zeit und Kosten entstehen durch die Planung eines Einsatzes (Hausbesuch), nicht dadurch, wie lange man vor Ort in der Pflege tätig ist. Insofern ist die Anzahl der Fahrten oder auch die Anzahl der Hausbesuche der richtige Schlüssel, um diese Kosten zu verteilen. zurück
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Anzahl der Hausbesuche bzw. der Einsätze Für die Verteilung der Sachkosten gem. § 82 Abs. 2 SGB XI und für die Verteilung im Rahmen einer zweistufigen Kostenstellenrechnung benötigt ein Pflegedienst die Auswertung über die Verteilung der Hausbesuche (Hausbesuche werden teilweise auch Einsätze genannt). Die Wahl, welche Schlüssel angewendet werden können ist manchmal auch abhängig vom eingesetzten EDV-Verwaltungs- und Abrechnungsprogramm im Pflegedienst. Nicht alle EDV-Programme können bei der Erfassung der Leistungen automatisch auswerten, ob die Hausbesuche solitär oder in Kombination mit anderen Leistungen durchgeführt worden sind. Diese Möglichkeiten von Schlüsseln muss man sich gegebenenfalls durch eine händische (zeitliche befristete) Erfassung von den Mitarbeiter besorgen. Diese Stichprobe kann dann hochgerechnet werden. Beispiel:
Die genannten Schlüssel müssen getrennt angewendet werden für alle differenzierten Qualifikationen des Pflegedienstes, z.B. für die
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Die Prinzipien Kostentragfähigkeit und Kostenverursachung Kostentragfähigkeit = Prinzip der Kostenrechnung zur Verteilung von à Gemeinkosten auf à Kostenstellen (Gegensatz hierzu ist die à Kostenverursachung) Die Kostentragfähigkeit verfährt nach dem Prinzip der Belastbarkeit von Kostenstellen oder Kostenträgern, mit einfachen Worten ausgedrückt: Der Bereich, welcher hohe Umsätze einbringt, dem werden auch hohe Kostenanteile in Form von Gemeinkosten zugerechnet. Dies war (und dies soll als Kritik hier stehen) in der Vergangenheit in sozialen Einrichtungen oft der Fall. Die Wirtschaftlichkeit von einzelnen Dienstleistungen läßt sich mit dem Kostentragfähigkeitsprinzip nicht überprüfen – allerdings läßt sich in der Darstellung gegenüber Leistungsträgern einige Leistungsbereiche vorteilhafter darlegen. Beispiel: Zurechnung der Miete von 6.000 € auf die Bereiche SGB V, SGB XI, BSHG und Privatzahler
Es werden die Kostenstellen – und damit auch die Kostenträger – also nur in dem Maße "belastet", wie auch Erlöse stattfinden. Es sollte jedoch versucht werden, eine verursachungsgerechte Zurechnung von Gemeinkosten auf die Kostenstellen zu erreichen, denn die Pflegebuchführungsverordnung sieht ebenfalls die Kostenverursachung als Prinzip der Kostenrechnung und der Überprüfung der Wirtschaftlichkeit vor. PBV, § 7, Abs. 5: Bei Einrichtungen nach § a Abs. 2 oder 3 muß eine verursachungsgerechte Abgrenzung der Kosten und Erträge mit anteiliger Zuordnung auf die verschiedenen Einrichtungen erfolgen; § 4 Abs. 3 Nr. 2 Satz 2 gilt entsprechend.
Kostenverursachung = Prinzip der Kostenrechnung zur Verteilung von à Gemeinkosten auf à Kostenstellen (Gegensatz hierzu ist die à Kostentragfähigkeit) Die Kostenverursachung fragt nach den "Gründen", warum bestimmte Gemeinkosten für die Kostenstellen entstanden sind. Hier sollen dem Kostenträger (= Pflegestunde eines bestimmten Leistungsbereiches, z. B. des SGB V) nur die Kosten zugerechnet werden, welche diese verursacht hat. Verwendet man das gleiche Zahlenbeispiel wie bei der Darstellung der Kostentragfähigkeit, sieht das Ergebnis jedoch anders aus: Zurechnung der Miete von 6.000 € auf die Bereiche SGB V, SGB XI, BSHG und Privatzahler
* ermittelt aufgrund der Zeit- und Leistungserfassung à Zeit, die in den einzelnen Bereichen gearbeitet wurde zurück
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Was kostet uns eine "Kleine Pflege"? Die Kostenträgerrechnung im ambulanten Pflegedienst: Über die Möglichkeiten und Notwendigkeit zu berechnen, wie hoch die eigenen Kosten für Leistungen sind.
Die Kostenträgerrechnung Folgt man dem Vorschlag der Pflegebuchführungsverordnung [PBV], sind im Rahmen der Pflegeversicherung die einzelnen Leistungskomplexe die Kostenträger. Ein Kostenträger im Sinne der Kostenrechnung ist die Antwort auf die umgangssprachlich geäußerte Frage: "Was kostet uns die Produktion eines Stückes?" Diese vorgeschlagene [und sinnvolle] Vorgehensweise läßt sich natürlich auch für die Leistungen nach SGB V und für alle andersartigen Leistungen anwenden. Voraussetzung für die Anwendung der Berechnung ist die Kenntnis der Kosten
pro Einsatz-Stunde Diese Kosten sollten richtig ermittelt worden sein, nämlich auf Basis der Einsatz-Stunden. Eine weitere Notwendigkeit: Die Kenntnis über die durchschnittlichen Zeiten einer Leistung und die Zusammensetzung des Personals [was bei dieser Leistung zum Einsatz kommt].
Insofern ist in einer Berechnung
Die aufgeführten Leistungen, Vergütungen und Berechnungen sind Beispiele. Zum Abschluß kann man dann die eigenen Kosten mit den Vergütungen vergleichen, die momentan von den Kassen bezahlt werden. Dabei gibt es meist eine Über- oder Unterdeckung. Diese Form der Berechnung ist eine vollkommen andere, aber realitätsnahe Vorgehensweise gegenüber den verzerrten Preisen, die sich im Laufe der Jahre bei Verhandlungen [durch hochkarätige Laien geführt] gebildet haben. Manche Leistungen werden unterfinanziert sein, bei mancher Leistung wird aber andererseits eine überschüssige Bezahlung stattfinden. Es wird wohl ziemlich unrealistisch sein, lieb gewonnenes Verhandlungsgebaren in Zukunft zu ändern. Wichtig ist es für die Einrichtung selbst, zu wissen, wie hoch die Kosten pro Leistung sind, um im Rahmen der Personal-Einsatz-Planung die Leistungen und die Arbeitszeiten der Mitarbeiter steuern zu können. Die EXCEL-Datei kann durch Klick hier oder im www.vincentz.net kostenlos gedownloadet werden. zurück zum Beginn der Seite KOSTENRECHNUNG
Neue Vergütungen richtig einschätzen können .. ein gutes oder ein schlechtes Angebot der Kasse?
Ist das Angebot der Kassen besser als die bisherigen Vergütungen? Sie stehen kurz vor Einzelverhandlungen mit den Kassen und wollen gut gerüstet sein? Sie möchten in den Verhandlungen - mit einem Laptop ausgerüstet - sofort Aussagen machen können, ob das Angebot der Gegenseite ein "gutes" oder ein "schlechtes" ist? Dann haben Sie hiermit ein Instrument an der Hand, was es Ihnen ermöglicht, diese Frage schnell zu berechnen.
usw.
Spalten B und C: In dem vorliegenden Schema müssen Sie zunächst alle Leistungen eingeben, um die es im Rahmen der Vergütungsverhandlung geht, also z.B. die Leistungen der Pflegeversicherung.
a] Im Kopf der Datei geben Sie bitte zunächst an, wie hoch Ihre individuell errechneten Kosten für verschiedene Qualifikationen sind*. b] Wie hoch ist Ihre Pflegefachkraft-Quote? Aus diesen Angaben wird ein Mischkalkulationssatz pro Stunde automatisch berechnet. * siehe Sießegger Thomas: Den tatsächlichen Stundenkosten auf der Spur. Die reine Pflegezeit zählt nicht - für eine aussagekräftige Kostenkalkulation ist die Einsatz-Stunde zu berechnen. In: Pflegen Ambulant 5/2001 Oktober 2001, S. 40-44. – oder unter www.siessegger.de / Veröffentlichungen
Spalte D: Die Zeitwerte in Minuten, die Sie mit Hilfe einer Zeitermittlung** gewonnen haben, tragen Sie bitte in Spalte D ein. ** siehe Sießegger Thomas: Am Ende muss die Summe stimmen. Personal-Einsatz-Planung: Eine Anleitung zur Ermittlung von Zeitwerten für Einzelleistungen in der Pflege. In: Pflegen Ambulant 4/99 August 1999, S. 24-28. – oder unter www.siessegger.de / Veröffentlichungen ["Plausibilitätsprüfung"] Spalte E: Hierdurch berechnen sich automatisch für alle eingegebenen Leistungen Ihre Kosten.
Spalte F: Tragen Sie bitte hier den bisherigen Preis für die Leistungen ein. In Spalte G und Spalte H berechnet sich automatisch die Abweichung Ihrer Kosten von den zur Zeit gezahlten Vergütungen, einmal als absolute Zahl, das andere Mal in Prozent. Zur Unterstützung der Interpretation werden die Zellen "grün", wenn der Preis über den Kosten liegt, "rot" wenn die Kosten höher sind als das, was Sie zur Zeit bekommen.
Spalte A: Nun müssen Sie nur noch eingeben, wie hoch die Anzahl der Leistungen war, die Sie im vergangenen Zeitraum abgerechnet haben, und Sie können in Spalte I sehen, wie sich dieser Preis auf das Gesamtergebnis ausgewirkt hat.
In Spalte K müssen Sie nun nur noch das neue Angebot [oder Ihre Wünsche] für die einzelnen Leistungen eingeben – und Sie sehen wiederum, wie sich dieser Preis auf das Gesamtergebnis auswirkt. Vorteil: Sie sehen immer alle Leistungen im Gesamtkontext, da es in der Regel für bestimmte Leistungen Erhöhungen und für andere Absenkungen geben wird. Gegebenenfalls kann dieses Instrument Ihren Verhandlungsführern zur Verfügung gestellt werden, sofern Sie nicht selbst verhandeln. Die EXCEL-Datei steht Ihnen als Download-Datei unter www.vincentz.net oder unter www.siessegger.de kostenlos zur Verfügung. Alle Rechte an dieser Datei verbleiben bei Herrn Sießegger.
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